GRANDE RÉUNION

Présents: Fran, Olivier M., Mady, Agathe, Sophie, Murielle, Christine D., Fernanda, Hélène, Marie-Jo, Olivier C., Fanny, Walter.

Points 1, 2, 3: personnes ressource à trouver et/ou à identifier nettement au sein du collectif.

(car pour le moment ce sont des bénévoles du groupe des 10 qui s’en chargent).

Points 4 à 6: mises au point à faire par le collectif: planning des salariés, produits La Belliloise, mise au prix coûtant, cahier rouge des ardoises

Point 7: 2 points à énoncer concernant deux prises en charge budgétaire.

Point 8: Information.

Point 9 : Ressenti de certains  bénévoles.

Point 10: Démocratie.

Réponses au travail rédigé et envoyé par Mady

1. Personne référente en cas d’urgence

– Trouver une personne ressource qui alerte le collectif qui va apporter la solution ?

Un référent oui qui ait toutes les infos,

lister tous les problèmes possibles :

– panne de caisse : appeler le technicien

– présence de rat : DDT en cas de dératisation incompatible avec des produits alimentaires. Demande à la Mairie ?

– prise en main rapidement : parasites le référence du produit s’en charge, informer sur le Cadi. (ex. haricots, chocolats…), faire au fur et à mesure pendant les permanences.

– rôle du collectif. Faire un registre des différents dépanneurs.

– Référents de chaque produit : pastilles de couleurs avec classeur + affichage produits locaux vers la banque inox. Classeur pas assez utilisé.

– Besoin d’une nouvelle formation ?! Pour faire le point sur tous les outils de communication à l’intérieur du magasin.

Personne référente : Murielle 06.

2. Personne ressource pour les aménagements de magasin

– Commission travaux et aménagements, dont les participants sont connus de toutes et tous.

Olivier M., Walter, Pascal ?+ autres bénévoles volontaires ?

– Tout travaux, urgent et non urgent. Planification possible.

Personne référente : Walter 06.

3. Personne ressource : achats et gestions cartouches + box

Faire une notice d’une mise en avion + remise de la wifi

L’ordinateur « plante » régulièrement. Nettoyage régulier à faire. Changement d’ordi ?

Changement de box.

Prendre les factures en même temps que les cartouches (BL en même temps que la commande, mais difficultés pour récupérer les factures/règlements).

Le pro de Planète cartouches à proposer une 1/2 journée de formation en informatique aux bénévoles du magasins.

Personne référente : Jocelyne ? 06.

4. Salariés (emploi du temps + autres)

– Sophie consulte les bénévoles qui se chargent des commandes et réceptions pour établir l’emploi du temps des salariés.

– Visite médicale : contrat de moins de 3 mois il n’y a rien d’obligatoire. Cotisation annuelle de l’Alternateur à la AISD.

Personne référente commission salariés : Sophie

5. Produits de la Belle Iloise

– Murielle a envoyé des liens et consulter le site de la Belle Iloise.

– Charte de la Belle Iloise au magasin. En accord avec l’éthique de magasin.

– Une fois par an on remets en question la présence de certains produits lors de l’AG ou peut être seulement en cas de litige.

« Pourquoi et par quel pouvoir ? » ça marche dans les 2 sens (demander l’avis des personnes de la commission stock/achat)

– Se rencontrer avec les petits producteurs.

– Mise en place des produits doit concerter avec les référents. Le référent des petits producteur (Fanny et Olivier C.) doit communiquer avec les producteurs.

Améliorer la communication enter les personnes concernées, la com stock

5bis- Mise à prix coûtant des produits frais

Seule la com « fruits et légumes » décide des produits frais qui sont mis à prix coutant.

Idem pour les autres produits, demander au référent.

!!!Dater les mots !!!

6-Cahier des ardoises

(seulement pour les bénévoles actifs)

Manière de gérer pour demander à ceux qui doivent leur note.

Il n’y a pas de suspicion sur les impayés…

Murielle continue de faire le tri

7-En-cas au Chalala pour les bénévoles du jeudi

– Validation de manière exceptionnelle.

– Livraison trop aléatoire.

8- Réunions de l’Alternateur à Civadoux

– OK sauf pour les mois de froidures. Indemnisations pour Béa et Sophie.

– Au Chalala ?

– à l’ESC’ale ? Olivier C. s’en charge.

– Prise en charge des « frais de fonctionnement » (repas, boissons dans les lieux utilisés), discussion en AG.

8-Cahier de liaisons- commission communication

– Modifications dans le fonctionnement précisées dans les CR des réunions

– CR du Collectif, envoi mail et affichage en magasin, sur le site, envoi à la com bénévoles.

– Quand envoi du planning de la commission bénévoles rajout du CR

– Bien rappeler la date des réunions.

– Engagement des bénévoles sur 1/2journée d’activité par mois, pour l’association ? Pas d’obligation d’investissement de chacun.

– problème de manque de bénévoles.

– 46 bénévoles formés.

– recontacter les anciens bénévoles lors de l’envoi du planning ? Stand sur le marché ?

– pas que des problèmes de bénévoles pour les permanences mais aussi dans les commissions.

9-Intérêt porté sur les bénévoles

Détermination d’un référent des nouveaux bénévoles ??

→ formateur qui propose d’être appelé en cas de problème

Chacun doit se présenter aux nouveaux arrivants lors d’une 1ère rencontre..

Invitation chaleureuse des nouveaux bénévoles aux prochaines réunions du collectif..

Le nouveau fonctionnement est moins lourd qu’il y a quelques années, message pour le rappeler.

10- Vote / Consensus

Discussion pendant un temps déterminé validé par un vote

11-Divers

-Présence aux réunions importante

-Chaque commission s’occupe de SA mission sauf accord entre personnes

-Rappel sur les facturations : joindre BL et facture et attention aux doublons

-Facturation des œufs par Murielle

-Revoir le rôle du collectif

-Prévenir les bénévoles de ne pas stocker les cartons dans la cave

Afficher les numéros des référents en magasins.